そんなとき1つのアプリで簡単に、仕事もプライベートもしっかり管理できるのが「Todoist」です。
Todoistとは
頭の中で管理している仕事やプライベートのタスクを、優先順位や期日などを使って管理しやすくしてくれるツールです。
特に一つのタスクから発生する多くのタスクも関連性を持たせて管理できるので、あとで「あれどうなった？」と確認することもなくなります。
例えば仕事で会議を行う場合、会議室の予約や資料作成、参加者への連絡など数多くのタスクが発生します。
「いつまでに予約しておいて」と誰かに頼んだ場合もそうですが、あなた自身に割り当てられたタスクも期日を管理する必要があります。
プライベートで知人や家族と旅行を計画した場合も同じです。
移動手段の選定や宿泊先の予約、観光スポットや美味しいものが食べられるお店探しなど、期日や優先順位をつけて行動するものばかりです。
何かイベントがあると数多くのタスクが発生しますが、そのうちどれか一つでも欠けるとすべてが台無しになってしまいます。
それらを頭の中で管理しようとするとオーバーヒートしがちです。
頭の中だけでは失念したり優先順位を間違えるなどの事象が起きてしまうのです。
そうならないように頭の中での管理をやめて、頭の負担を減らしてくれるのが「Todoist」です。
Todoistの使い方
あなたに割り振られたタスクを始めに入力します。
まずは何も考えずにタスクの項目を次々と登録していきましょう。
仕事もプライベートもこの段階では分ける必要はありません。
登録したタスクはすべてインボックスというフォルダに、優先順位が4番目と高くない順位で登録されていきます。
次に登録されたタスクに「スケジュール」や、仕事のタスクなのかプライベートのタスクかを管理する「プロジェクト」を割り当てて行きます。
このプロジェクトは必要に応じて追加することができるので、新しく管理する必要があるプロジェクトが発生したときには新規プロジェクトを増やすことができます。
次に優先順位をつけていきます。始めに何も考えずにタスクを登録しておいても、後から必要な情報を追加できるのはありがたいですね。
有料版「Todoist プレミアム」版を利用すれば更に便利に
ここまでご紹介したのは、無料版としての機能でした。
タスク管理だけではなく、次のモーションにつながるようにラベルを貼ったり、タスクに必要なコメントやファイルを添付するといった機能は有料版「Todoist プレミアム」版で提供されています。
ファイル添付機能を使えば、iPhoneで撮影したホワイトボードの議事録など必要な資料を、タスクと一緒に管理することができるようになります。
ラベルはメールをする必要があるタスクには「@メール」、電話連絡が必要なタスクなら「@電話」など、次のアクションを貼り付けておくことで見直しやすくなります。
フィルターの新規作成機能も追加機能の一つです。検索したりラベルを貼ったり、プロジェクトを作成して管理したとしても、タスクが多くなると管理がしにくくなり結果的にアプリを利用しなくなるという最悪な結果が待っています。
こういった事態を避けるため、Todoistにはフィルター機能が搭載されています。
無料版の場合は用意されているフィルターしかありませんが、Todoist プレミアムではフィルターを自分でカスタマイズして登録することができます。
あなたにしかできない管理方法を、すぐに呼び出せるようにしておけば便利で手放せなくなるでしょう。
TodoistのGood Point
Todoistがずば抜けて使いやすい理由は、スマートフォン以外のデバイスでもいつでもどこでもタスクを管理し続けることができる点です。
パソコンの場合はWEBブラウザでTodoistのサイトへアクセスして、スマホで登録した際のメールアドレスでログインすることでば、すぐにタスクを登録したり閲覧したりすることができます。
スマホだと使いにくいという人は、タスクの登録はスマートフォンで実施し、その他の作業は使いなれているパソコンで行うという方法がおすすめです。
パソコンはWindowsやmacなどOSの影響を受けないWEBアプリとして提供されているので、自宅PCでも会社のパソコンでもどこでもタスクを編集したり追加したりすることができます。
Todoistのログインにメールアドレスを利用している理由は、毎朝メールで先日の結果を教えてくれる機能がついているからです。
「昨日はタスク～件終了しました」「その日が期日のタスクがある」などの情報はメールでもチェックできるので、本当にタスクを忘れてしまうことはなくなります。
Todoistは生活の上で必須なアプリ
Todoistを使えば、タスクを頭の中で管理する必要がなくなります。
と頭の中がスッキリすることで、業務やタスク自体に集中できるようになり生産性が上がります。
大事な用事の期日を守れるようになり、仕事場やプライベートでも同僚や上司、知人や家族からの「あなたなら任せられる」という信頼を勝ち取る事ができます。
今まで頭だけでタスクを管理していて失敗した心当たりがある方は、一度Todoistを利用してみましょう。
