与えられた仕事が期日通りに完成できず上司に叱られたり、家族の大切な記念日のプレゼントを買い忘れたり、知人との食事や遊びに行く約束を破ってしまうなど、とても大切なことだとわかっていても日々生活の中で失念してしまうことはよくあることです。
そんなとき1つのアプリで、簡単に仕事もプライベートも「次に何をするか」や「大事な用事」などのタスクを、しっかり管理できるのが「Todoist」です。
Todoistとは
Todoistは頭の中で管理している仕事やプライベートのタスクを、優先順位や期日などを使って管理しやすくしてくれるツールです。特に一つのタスクから発生する多くのタスクも、関連性を持たせて管理できるので、あとで「あれどうなった？」と確認することもなくなります。
例えば仕事で会議を行う場合、会議室の予約や資料作成、参加者への連絡など数多くのタスクが発生します。「いつまでに予約しておいて」と誰かに頼んだ場合もそうですが、あなた自身に割り当てられたタスクも期日を管理する必要があります。
プライベートで知人や家族と旅行を計画した場合も同じです。
飛行機や新幹線のチケットや宿泊先の予約、旅行先にある観光スポットや美味しいものが食べられるお店を探しておくなど、やはり期日や優先順位をつけて行動する必要があるものばかりです。
仕事もプライベートでも何かイベントがあると数多くのタスクが発生しますが、そのうちどれか一つでも欠けるとすべてが台無しになってしまいます。それらを頭の中で管理しようとすると、オーバーヒートしてしまうため、どれだけ頭の中できちんとタスクを管理しようとしても、失念することや優先順位を間違えるなどの事象が起きてしまうのです。
そうならないように頭の中での管理をやめて、頭の負担を減らしてくれるのが「Todoist」です。
Todoistの使い方
Todoistはあなたに割り振られたタスクを始めに入力します。このときは何も考えずにまずタスクの項目を次々と登録していきましょう。仕事もプライベートもこの段階では、分ける必要はありません。登録したタスクはすべてインボックスというフォルダに、優先順位が4番目と高くない順位で登録されていきます。
次に登録されたタスクに「スケジュール」や、仕事のタスクなのかプライベートのタスクかを管理する「プロジェクト」を割り当てて行きます。このプロジェクトは必要に応じて追加することができるので、新しく管理する必要があるプロジェクトが発生したときには、新規追加でプロジェクトを増やすことができます。
スケジュールとプロジェクトの登録が終わったら、次に優先順位をつけていきます。このように始めに何も考えずにタスクを登録しておいても、あとから必要な情報を付加できるので取り掛かりやすいアプリといえます。
有料版「Todoist プレミアム」版を利用すれば更に便利に
ここまでのTodoistの使い方は、無料版の機能として利用できる部分でした。タスクを管理するだけではなく、次のモーションにつながるようにラベルを貼ったり、タスクに必要なコメントやファイルを添付するといった機能は、有料版「Todoist プレミアム」版で提供されています。
ファイルを添付できる機能を使えば、iPhoneで撮影したホワイトボードの議事録など必要な資料を、タスクと一緒に管理することができるようになります。またラベルはメールをする必要があるタスクには「@メール」、電話連絡が必要なタスクなら「@電話」など、次のアクションをラベルとして貼り付けておけば、見直した時にすぐに次のアクションを取ることが可能になります。
他にもTodoist プレミアム版にしかない機能は、フィルターの新規作成機能です。検索したりラベルを貼ったり、プロジェクトを作成して管理したとしても、タスクが多くなると管理がしにくくなり結果的にアプリを利用しなくなるという最悪な結果が待っています。
そうならないように利用できる機能として、Todoistにはフィルター機能が搭載されているのです。
無料版の場合は用意されているフィルターしかありませんが、Todoist プレミアムではフィルターを自分でカスタマイズして登録することができます。だからあなたにしかできない管理方法を、すぐに呼び出せるようにしておけば便利で手放せなくなるでしょう。
TodoistのGood Point
Todoistがずば抜けて使いやすい理由は、パソコンやiPhoneなどのスマートフォン以外のデバイスでも、いつでもどこでもタスクを管理し続けることができる点です。
パソコンの場合はWEBブラウザでTodoistのサイトへアクセスして、スマートフォンで登録した際のメールアドレスでログインすれば、管理画面が表示されすぐにタスクを登録したり閲覧したりすることができます。
スマートフォンだと使いにくいという人には、タスクの登録はスマートフォンで実施し、スケジュール設定やプロジェクトへの割り振り、ラベルでの管理などのその他の作業は使いなれているパソコンで行うという方法がおすすめです。
パソコンはWindowsやmacなどOSの影響を受けないWEBアプリとして提供されているので、自宅PCでも会社のパソコンでも、どこでもタスクを編集したり追加したりすることができます。
Todoistのログインにメールアドレスを利用している理由は、毎朝メールで先日の結果を教えてくれる機能がついているからです。機能はタスクを何件終了しましたとか、その日が期日のタスクがあるとかメールでもチェックできるので、本当にタスクを忘れてしまうことはなくなります。
Todoistは生活の上で必須なアプリ
Todoistを使えば、あなたが抱えているタスクを頭の中で管理する必要がなくなります。そうすると頭の中がスッキリするので、業務やタスク自体に集中することができるようになり生産性が上がります。
大事な用事の期日を守れるようになり、仕事場やプライベートでも同僚や上司、知人や家族からの「あなたなら任せられる」という信頼を勝ち取る事ができるようになります。
あなたが今まで頭でタスクを管理していて失敗した心当たりがある方は、一度Todoistを利用してみましょう。
