メッセージを交換するチャット系のツールを利用してチームメンバーと連絡をしているけど、文字だけだとなかなか正しく内容が伝わらないことがあります。電話だと一人としか会話ができないため、同じ内容を全員に伝えることには向いていません。
やはりメンバーを集めて会議を開催した方が効率的なのではと思う人もいるかも知れませんが、会議は時間というコストと場所という制約があるため、上手に使わないと良い結果をもたらしません。
そんなとき利用してほしいのがWEBミーティングツール「appear.in」です。
appear.inとはどんなアプリ？
appear.inはiPhoneやAndroidといったスマートフォンやパソコンを使って、WEB上でミーティングを開催できるアプリです。
会社から支給されているパソコンでは、勝手にアプリをインストールすることが認められていない場合がありますが、apppear.inなら公式サイトから利用できるブラウザ版があるのでアプリのインストールは不要です。
またWEBミーティングに参加するメンバー全員がアカウントを登録する必要はなく、主催者がサインアップするだけで利用することが可能です。しかもGoogleのアカウントで登録できるので、名前の入力やID、パスワードの設定は必要ありません。
あとはWEBミーティングルーム用のカスタムURLをメールやメッセージで送付すれば、appear.inを利用したWEBミーティングのスタートです。
appear.inが提供しているプラン
appear.inは用途に適したプランが3つ用意されています。その中からあなたのやりたいことと一致するプランを見つけましょう。
無償プラン
管理者や主催者の方のみがアカウント登録することで、WEBミーティングルームを作成することができます。そしてWEBミーティングには、あなたが持っているiPhoneやAndroid、タブレットやパソコンから参加することができます。
無償プランであっても利用できるデバイスに制限はないので、あなたが参加しやすいデバイスから参加するようにしましょう。
これならずっと無償プランでいいのではないかと考えてしまいそうになりますが、残念なことにいくつかの制限が設けられています。
作成できるWEBミーティングルームは1つのみで、参加できる人数は最大で4名までとなっています。無償プランで利用し続けていくうえで、複数のWEBミーティングルームを作りたい、参加できる人数をもう少し増やしたいと思った人は、別のプランに切り替えることを検討しましょう。
プロプラン
プロプランは月額9.99ドル(日本円で約1,116円)で、3つまでのWEBミーティングルームを作成することができるようになり、1つのルームで最大12人までが参加できるような大きなWEBミーティングルームを開催できるようになります。
プロプランでは背景のデザインを変更したり会社のロゴマークを表示させたり、資料などのコンテンツをいつでも見られる別のルームを作成できるので、クライアントと商談中に見てもらいたい資料を提供することも可能です。
WEBミーティングルームが、商談を有利に進めるための一つの武器として利用できるプランともいえます。
ビジネスプラン
ビジネスプランはプロプランで利用できるすべての機能に加えて、専用ドメインを利用できることや管理者を複数人選定することができるなど企業向けの内容となっています。ビジネスプランは月額が99.99ドル(日本円で約11,171円)からとなっています。
1つのWEBミーティングルームでは最大12人までが参加できるという条件はプロプランと変わりませんが、複数のメンバーでWEBミーティングルームを作成することができるので、たくさんのWEBミーティングを同時にいくつも開催することが可能です。
またWEBミーティングルームを録音しておくこともできるので、どうしても参加できなかった人は後から録音されたミーティングを聞くことで、どのような内容だったかを把握することができます。
他にもOutlookやGoogleカレンダーとの連携ができるので、WEBミーティングを開催する日程を改めてスケジュール登録する必要もなくなるし、当日になって「今日だったんだ」って慌てることもありません。
appear.inのGOODポイント
appear.inはメンバー全員がアカウント登録をしなくても、利用できるだけでも十分なGOODポイントですが、さらにappear.inを使いたくなってしまうGOODポイントがあります。
GOODポイント① 遠隔地でもWEBミーティングができる
最大のGOODポイントは遠くの人でも、すぐにWEBミーティングに参加することができる点です。
会社の場合、本社で打ち合わせとなれば出張扱いで旅費や移動にかかる時間が必要となりますが、WEBミーティングなら「打ち合わせをして決めよう」と考えた数時間後に、主要なメンバーを集めたミーティングを行うことが可能です。
この速度感はビジネスを成功させるために必要不可欠な要素といえるでしょう。そこにかける時間を最小限に抑えて結果が出せるのはGOODポイント以外の何者でもありません。
GOODポイント② デバイスを選ばない
先述していますが使用するデバイスを選ばない点も大きなGOODポイントとなります。
オフィスでわざわざ会議室まで移動しなくても、自分の席でイヤホンマイクをパソコンに接続すればミーティングに参加することができます。またスマートフォンなら会話をしても問題ないスペースであれば、WEBミーティングに参加することもできます。
そうオフィスにいなくてもWEBミーティングだけ参加するといったこともできるし、ミーティングを録音してもらえば、後からじっくり聞くことだってできます。
公式サイトが英語版のみなのが惜しい
これほどまでに優れたappear.inも、ちょっとだけ残念な部分がありました。ただこれは別の方法でなんとかすることができるので、あまり深刻なBADポイントではありません。
appear.inの唯一1つだけの惜しいポイントは「公式サイトが英語のみ」ってことだけです。英語が苦手だとちょっと使いにくいかなって思ってしまうかもしれませんが、今は翻訳ツールがあるので問題解決です。
さっそく使ってみよう
appear.inは、まず無償プランでどのような使い道があるのかを確認して、次にあなたが参加しているビジネスでどのようなことができるのか考えてみてはいかがでしょうか。
こうしてよく考えた上で最適なプランを選択しましょう。はじめはWEBミーティングルームを作成して、少人数でミーティングをするだけのツールだと思っていたかもしれませんが、その利用方法一つで今までのビジネスのあり方を、180度変えてしまうかもしれない可能性を秘めたツールといえるでしょう。
