常に多くの情報を目の当たりにしている人は、どのようにその情報を整理したり管理したりしていますか。
頭の中だけで情報を管理や整理していると、どうしても限界がきてしまいます。せっかくたくさんの情報を集めても、必要なときに引き出せないようでは意味がありません。
そんなときに利用してもらいたいのがEvernoteです。
このEvernoteがどうして情報の管理や整理に向いているのか、これを知ると絶対使いたくなるEvernoteの魅力をお伝えしたいと思います。
Evernoteとは
Evernoteはあなたを取り巻くさまざまな情報を、デジタルデータとして保存できる便利なツールです。例えば大事なメモを付箋紙代わりのように保存しておくこともできれば、TODOやタスク管理を作成しておくこともできます。またインターネットで見かけた役立つ情報などを集めたスクラップノートを、Evernoteに作成しメンバーと共有することができます。
他にテキストファイルを集めたノートや、写真や手書きメモなどのイメージファイル、ボイスレコーダーで録音した音声ファイルも、Evernoteにアップロードしておくことで管理や整理が簡単にできるようになります。
あなたが取り扱っているすべての情報をEvernoteに保存しておけば、頭の中で情報を整理する必要がなくなり、スッキリした状態で別の仕事やアイデアを考えることができます。
これなら仕事は捗りますよね。
なおEvernoteに保存した情報は、いつでもどこでもスマートフォンやパソコンなど、端末を選ばずにアクセスすることができるので、あれどうなった？ってメンバーから突然聞かれても、すぐに取り出して見せることができます。
Evernoteが提供するプラン
さっそくEvernoteを使ってみようと思ったとき、提供されている3つのプランからあなたにあったプランを利用しましょう。
ベーシックプラン
Evernoteってどんなアプリか使って確認したい人向けの無料プランがベーシックです。
ベーシックはさまざまなファイルをまとめておけるノートを作成し、手書きメモを保温したり、WEBページのスクリーンショットを保存したり、チェックボックスを利用したTODOリストを作成することもできます。
これだけでも十分な機能と思ってしまうかもしれませんが、ベーシックでは一部機能制限がかけられています。
例えば月間のアップロード容量が60MBとなっているため、月初に容量の大きいファイルを転送してしまうと、月末でアップロードできなくなってしまいます。またノートの上限サイズが2.5MBと決まっているため、たくさんの情報量を保存することはできません。
他にも利用できるデバイスが2台、ノートをオフラインで利用することができないなど、多くの制限がかかっています。
この制限を利用しにくいと感じてしまう場合は、ベーシックからプレミアムプランに変更することを検討しましょう。
プレミアムプラン
Evernoteが提供するチーム機能だけを省いたすべての機能を、提供しているのがプレミアムです。プレミアムは月額600円で利用することができます。
プレミアムは、ベーシックで利用できるノートをビジネスでも使いやすくするための機能が提供されています。特にビジネスマンには重宝されるのが、名刺をスキャンして連絡帳を作成できる名刺管理機能や、メールをEvernoteに転送して保存することができる転送機能です。
プライベートで利用することを想定してたベーシックより、ビジネスよりになったのがプレミアムといった印象です。その印象をさらに強めるOutlookやTeams、Slackのコミュニケーションツールとの連携で、一度使ってしまうともう手放せなくなるでしょう。
その他、月間アップロード容量が10GB、1ノートのデータ上限が200MB、利用できるデバイスの制限がなくなったサービスを提供しています。ベーシックからかなりアップデートされた内容を見ると、かなり使いやすくなった印象を受けます。
さらにチームや共同でノートを管理したいと思った場合、さらにビジネスで利用できる機能を提供している法人向けとなります。
法人向けプラン
Evernoteをビジネス環境で利用しやすくするための機能を提供しているのが、法人向けのプランとなります。他のプランと違って、法人契約する際はちょっとした条件が加わります。
月額1,100円/1人で利用できますが、2名以上の利用者が必要となります。
利用できるユーザを管理する一括管理機能や、Evernoteにログインするアカウントを既存システムのアカウントで利用できるシングルサインオン機能が提供されます。他にも法人向けには必要不可欠な機能となる閲覧制限(アクセス権)をかけることができます。
これで社員に見られては困るようなファイルを、Evernoteに保存しても不用意に見られてしまったり、削除されてしまったりする心配から開放されます。
月間のアップロード量も全体で20GB、登録された利用者ごとに2GBが利用可能となります。これだけのアップロード容量があれば、月末でアップロードできないということも起きないでしょう。
EvernoteのGOODポイントとBADポイント
Evernoteを利用する便利なGOODポイントと、ちょっとここは使いにくいかもと思ってしまうBADポイントをお伝えします。
GOODポイント① Evernoteへ転送できるメールアドレスを提供
ベーシックでもEvernote用に転送できるメールアドレスが提供されるので、思いついたアイデアや必要なテキストデータなどを、メールを使ってEvernoteに登録することができます。
この機能は利用しているデバイスにアプリをインストールすることができない場合、メールの利用ができればEvernoteに登録することができるので、会社から貸与されているPCなどで利用しているときには重宝される機能といえるでしょう。
GOODポイント② 友人紹介でポイントゲット
プレミアムで利用できる機能を使ってみたいけど、月額600円はちょっと厳しいと思う方は、友人や知人を紹介することでもらえるポイントを利用しましょう。
友人を紹介するともらえる10ポイントを利用すると、1ヶ月間だけプレミアムとしてすべての機能が利用できます。また無料で利用できるトライアルも提供されているので、プレミアムに興味がある方は利用してみましょう。
BADポイントがない
実際にEvernoteを利用し始めて見ましたが、便利すぎてBADポイントを見つけることができませんでした。特に文章を作成するときには、便利すぎるツールといえます。
Evernoteは信頼できるツール
Evernoteはかなり前から提供されているサービスで、過去にはBlackBerry OS向けのアプリが提供されていたぐらい評判のよいツールです。今ではAndroidやiPhone版、WEB版でも利用できるので、思い立ったらEvernoteにアクセスして情報を更新することができます。
常に情報を最新化することでプライベートやビジネスでも、高い信頼を得ることができるでしょう。まずは無料で利用できるベーシックを登録して、あなたにあった使い方を見つけてください。
