スマートフォンで写真や動画を撮影したり、音楽データやアプリをたくさんダウンロードしたりすると、あっという間にストレージの容量不足に陥り、整理をしないとデータが保存できない状況になってしまいます。
特に少ないストレージ容量のスマートフォンやパソコン、タブレットなどを購入してしまうと、保存するデータをより選ぶ必要が出てきます。
そんな状況を打破できるのがDropboxです。
Dropboxとは
Dropboxは各自で管理しているデータやファイルを、オンライン上に保管できるクラウドサービスです。ただデータを保存するだけではなく、保存されたデータをセキュアに守る機能やより簡単にメンバーで共有することができるような、環境を提供してくれるサービスとなっています。
Dropboxでは、個人やプロジェクトから多くの人が多くのデータを取り扱うような企業向けのサービスも用意しています。Dropboxの便利ポイントをしっかり押さえて、どのように利用すれば良いのかもあわせてチェックしていきましょう。
便利さを実感できるBasicプラン
Dropboxはどのような使い方ができるかを体験してもらうために、無料で利用できるプランを用意しています。このBasicプランは無料で2GBまで利用可能なストレージと、共有したメンバーとメッセージを交換できるDropbox Paperが利用できるようになっています。
ただし誤って削除してしまったデータを復元できる機能などについては、PlusプランやProfessionalプランからの提供となるので、まずはDropboxを使ったデータの管理方法や使用感を掴んでもらい、「こういう使い方もできそう」と、さらに最適な利用方法が見えてきたらプランの切り替えを検討しても良いかもしれません。
Plusプランはさらなる便利実感
Plusプランは、月額1,200円で1TBのストレージ容量に加えて、Basicプランで提供されている機能のすべてが利用できるプランです。
Plusプランの特徴はDropboxに保存したデータを、オフラインでも利用できる点です。オフライン状態で編集したファイルはオンラインになった時点で自動同期されるため、オフィスやインターネットに接続できる状態になってから、慌ててファイルをDropboxへアップデートする必要はありません。
またDropboxを利用しているノートパソコンを、どこかに置き忘れてしまったなどのトラブルに見舞われても、デバイスに保存されているデータを遠隔で削除することができます。これなら大切なデータを、不正に利用される心配は不要です。
他にも「データ共有あるある」で、ファイルサーバ上に保存されているファイルを誤って削除してしまったり、保存されているファイルより古いファイルを保存してしまい、先祖帰りしてしまったりしても慌ててファイルを作り直す必要はありません。
Dropbox Plusプランには各ファイルの履歴管理機能があり、最大で30日間さかのぼってファイルを復元することができるようになっています。これなら誤って消してしまったファイルも復元することができるし、先祖帰りしてしまったファイルを最新状態に戻すことが、ちょっとした操作でできるようになります。
この機能だけでもPlusプランに、切り替えたくなってしまいますね。
これだけあれば十分なProfessionalプラン
Plusプランでもストレージ容量が足りなくなってしまうような場合、Professionalプランを利用しましょう。
月額2,400円で2TBのストレージ容量が提供され、さらにPlusプランの機能がすべて利用できるプランとなっています。Professionalプランで追加されたスマートシンク機能は、Dropbox上に保存したファイルをオンラインのままで利用できるHDDに優しい管理機能です。
外出先のインターネットに接続できない環境下でもローカルにデータを保存して編集することができるので、作業する環境にあわせた管理方法が選べるのも魅力的なプランといえます。しかも管理方法を変えることで、パソコンやスマートフォンのストレージ容量の消費を最低限におさえることができるので、万年容量不足から抜け出せないパソコンを助けてくれる救世主的な存在となるでしょう。
他にも各フォルダやファイルに権限をつけることができるので、Dropboxを利用しているメンバー全員に見られる心配はありません。またダウンロードについても、禁止にすることもできるので管理がよりしやすくなります。
なおPlusプランにもある履歴管理機能は120日もあるので、うっかりのミスでも安心して作業に集中できます。
企業向けには専用のビジネスプラン
Dropboxは企業で利用することを想定したプランを用意していて、企業がすでに運用しているシステム環境でも利用できるBusinessプランを提供しています。
なお3TBもの大容量なストレージが提供されるので、すぐにデータ不足になる心配もないし、やり取りされるデータのすべてが、暗号化と証明書によって安全に送受信されるため、途中でデータを盗み取られるような心配もありません。
またDropboxへのログイン管理も、すでに利用している管理機能に統合することが可能です。
さらに利用者を安心させる120日間の履歴管理機能や、パスワードと組み合わせて利用する2要素認証など、ファイルを保護する機能だけではなく、ログイン時のセキュリティも強化されています。
DropboxのGOODポイント
個人でも企業向けでも使う側の用途に合わせて、最適なプランを用意しているDropboxのGOODポイントをチェックしてみましょう。
GOODポイント① マルチデバイス対応
すでに当たり前のようになっているマルチデバイス対応は、個人で利用していてもフリーランスや企業でも、普段何気なく使っているスマートフォンやパソコンを利用して、ファイルをアップロードすることができます。
ちょっとマニアックなLinux OSからでも利用できるので、本当に利用できるデバイスを選ばないサービスであることを実感できます。
スマートフォンの場合、カメラ機能と連動するので撮影した写真をDropboxに自動で保存することができます。あとから写真を選んでDropboxに移動するという手間がかかりません。
GOODポイント② 無料から利用できるプラン
無料で利用できるプランの場合、お試しに利用するものという趣旨のものがほとんどです。
そのため利用できるストレージ容量が少なかったり、1日で転送できる容量が決まっていたり、余計な広告が表示されるなど使い勝手の悪さが目立ってしまいます。
しかしDropboxのBasicプランは、そのようなことはありません。無料で2GBのストレージが提供されるだけではなく、他の利用者を誘うなどいくつかの条件をクリアすると、ちょっとしたストレージ増量がもらえたりします。
このように無料で便利に利用し続けられるのも、Dropboxを使うGOODポイントです。
Dropboxは本当に簡単に利用できる
Dropboxを無料で始めるには、メールアドレスを使った登録を済ませるだけです。あとは必要なアプリをインストールするか、Web版を利用するか自分にあっている便利な方法を選ぶだけです。
プランも用途に合わせたものが準備されているので、どんな使い方をするのか確認をしてから、Basicプランで利用するのか、他の有料プランにするのか決めるようにしましょう。
