日々、業務を行っていると内容によって、個人やプロジェクトのチームメンバーとして仕事がアサインされることがあります。
このとき、個人で仕事を管理すると自分自身の進捗は確認できますが、チームメンバーの進捗は把握しにくくなります。しかも使い勝手が良いといって個人向けのタスク管理ツールを使うと、全体を管理することができず、タスクの期限などが逆にわかりにくくなってしまいます。
そんな管理できない状況を作ってしまった場合、解決するのが「Trello」です。その理由を一つずつチェックしていきましょう。
Trelloとは
Trelloは一つの仕事を「ホワイトボード」に見立て、やらなくてはならないタスクをカードに書き出し、ボードに貼り付けてタスクを管理するツールです。
書き出したタスクには、個別にチェックリストやスケジュールなどを書き込めるようになっているので、どのタスクがどこまで終わっているのか、いつまで終わらせるのかをすぐに確認することができます。
カードは自由にドラッグ&ドロップで移動することができるので、ひとつのタスクが途中で複数に枝分かれ下としてもTrelloなら対応することが可能です。また「完了タスク」や「保留」などのステータスごとにカードを作って、タスクを移動すればわかりやすく次のアクションも管理することができるようになります。
それをプロジェクトに参画したメンバーは閲覧することができるので、一体どの程度プロジェクトが進んでいるのか状況を把握できます。そして自らが進んでプロジェクトを完了できるように行動を取り始めることができるのです。
Trelloの3つのGoodポイント
数多くあるタスク管理ツールのなかでも「Trelloは別格だ」と思った機能があります。
Goodポイント① 個人タスクもチームタスクもすべて同一アプリで管理できる
Trelloは個人にアサインされた個人タスクと、チームで管理するチーム向けのタスクを作成することができます。すでにTrelloへの登録を済ませているメンバーなら、すぐにチームタスクに参加してタスク管理や業務を分担することができます。
タスクの規模に応じて参加者を管理できるので、メンバー管理をする人の手を煩わせることはありません。
Goodポイント② 重要なメモはコメントとして残す
タスク管理ツールの中で、もっとも使い勝手が悪いと思ってしまう機能は「コメント」や「チャット」などの履歴を残せない点です。メモだと要点をまとめて書いてしまうため「なぜそうなったのか」経緯を知る事ができません。特にチームで取り組んでいるタスクで、共有しておきたい内容をアプリで一括管理できるのは非常に魅力的です。
それにすべての操作ログも取得されているため、誰が何をしたかは一目瞭然です。
コミュニケーションツールとしても利用できるのは、Trelloを利用すべき大きなポイントとなるでしょう。
Goodポイント③ 利用できるデバイスを選ばない
TrelloはiPhoneやAndroid用のアプリだけではありません。パソコンでも利用できるブラウザ版や、iMacやMacBook向けのMacOS版など様々な環境で利用することができます。
他のタスク管理ツールでもブラウザ版などの提供はされていますが、Trelloの特徴でもあるドラッグ&ドロップ操作は、パソコン版もスマートフォン版でも提供されているため同じ感覚で利用することができます。
ここにあげた3つの理由がタスク管理にTrelloを使うべき理由です。
Trelloの使い方
Trelloは使い方も非常にわかりやすくなっているので、気軽に利用をはじめられます。
まずボードを作成して名前をつける必要があるので、プロジェクト名など分かりやすい名前を設定しておきましょう。
次にボードができると、今度はそこに貼り付けるためのカードを作成します。このカードはそのプロジェクトで行うべき作業であったり、現在のタスクの進捗がわかるようにしたり、完了したタスクを管理したりと、用途に合わせて作成しておきましょう。
あとは作成したカードに用途説明を入力します。
作成したカードにタスクで必要なチェック項目や、期限などのスケジュール、コメントとして注意事項を記載するなど、さまざまな要素を追加して完了です。思ったより簡単に利用できることもGoodポイントです。
たいていのタスク管理ツールは「管理のしにくさ」が目立ち、だんだん使わなくなってしまうという結果が待っています。使わなくなった挙げ句、Excelやメモ帳でタスクを管理するという原始的な管理方法に戻ってしまうため、せっかくの管理ツールが台無しになってしまいます。
Trelloはそんな管理ツール離れによるタスク管理ができなくなる事態を、回避することができるツールなのです。Trelloに搭載されていないガントチャート機能やWBS、リアルタイムでのチャットを利用したい場合は、他のツールを使った体制を考えないといけないのかもしれません。
Trelloの有償版
Trelloは基本無償で利用できるアプリで、チームや個人でのタスク管理なら無償版で十分利用できます。
それでもビジネスで100人以上が利用するケースや、添付できるファイルサイズが1つのファイルにつき250MBまで利用できるなど、有償版になるとさらに使い勝手やセキュリティ、タスク管理が大幅に利用しやすくなります。複雑な一定の処理を自動化させることもできるので、飛躍的な生産性の向上も夢ではないのです。
チーム全体で管理していたデータなども、単体でCSVやJSONにエクスポートできるので、外部向けに資料を作成するときなども時間をかけずに作成できます。
Trelloは三日坊主にならないツール
この手のタスク管理ツールははじめ利用していても、だんだんと面倒になってしまい最後には利用されなくなることが多いのですが、Trelloなら飽きることなく利用し続けられる要素がたくさん詰まったツールになっています。
特に企業ユーザからも人気が高く、話題となっているTrelloを導入して、タスク管理はiPhoneやiPadなどスマートフォンやタブレットでしっかりとタスク管理を行い、あなたの業務をより円滑にして余裕のあるビジネスライフを過ごしましょう。
