個人やチームに与えられたタスクを管理するのに、ツールを利用すると「使いにくい」と感じてしまうことはないでしょうか。そしてその結果から、テキストやExcelなどあまり効率的とはいえない方法でタスクや課題を管理するようになっていませんか。これではチーム全体の進捗具合を把握するのが非常に難しくなってしまいます。
そんなタスク管理ツールが苦手という人に、とってもオススメなのがStockというタスク管理ツールです。
どんなところが普通のタスク管理ツールと違うのか、どのようなGoodポイントがあるのか、いろいろ調べてまとめてみました。
Stockとは
Stockはチームでプロジェクトを成功させるために必要なありとあらゆる情報を、一冊の「ノート」にまとめるというイメージで利用できるタスク管理ツールです。
このノートには各自が作成したドキュメントを添付して、他のメンバーや上司にチェックしてもらったり、打ち合わせの席で話したいろいろな情報を撮影し、写真をノートに貼り付けたりすることができます。プロジェクトごとに必要なドキュメントをまとめておけるので、ファイルを探す時間を無駄にしません。
他にも期日の決まったスケジュールを管理できる「タスク」や、チャット機能も搭載されているのでやり取りの履歴もしっかり把握できるようになっています。
そして他のタスク管理ツールとは違う点が、すべて自由に書き込める点です。WEB版で利用できる機能となりますが、Wordのように文字を太くするなどの編集機能が搭載されています。
Stockは、タスク管理ツールに合わせたタスク管理ではなく、自分の使いやすいように工夫してチームや個人のタスクを管理できるタスク管理ツールになります。
Stockの使い方
Stockも使い始める前に、メールアドレスを使った利用登録が必要です。メールアドレスとアプリ内で表示される名前を登録したら利用開始です。
はじめにやることは、1冊のノートを作るところです。そしてできたノートにプロジェクト名など、管理のしやすい名前をつけてください。
これでプロジェクトを管理するためのノートの完成です。あとはプロジェクトに必要な情報の書き込みやファイルの添付、期日の決まっているタスクなどを消化し、無事にプロジェクトを完了させましょう。
StockのGoodポイント① WEB版がリリースされている
Stockにはタブレット版はありませんが、いつでもどこでも、どんなデバイスでも利用できるWEB版が用意されています。
しかもWEB版の方が、アプリ版よりも編集機能が優れていて、まるでWordやGoogle Documentのように文字を太くしたり、赤文字やアンダーラインをひいたり、分かりやすく編集することができるようになっています。
StockのGoodポイント② 複数のスマートフォンではログインできない
Stockのスマートフォン版では、同一アカウントを利用した場合、同時にログインして編集するという利用方法ができません。そのような場合、利用する際に他のデバイスで利用されている旨を知らせるメッセージが表示されます。
万が一、あなたがStockを使っている最中に、そのようなメッセージが表示されたときは、すぐに管理者に連絡をしてアカウントが不正に利用されていることを伝えましょう。
このように不正なアカウント利用ができない点は、Stockが他のタスク管理ツールと違う一つのポイントかもしれません。
Stockの惜しいところ① 書き込み方法のルール化が必要
もしプロジェクトに参画しているメンバー全員が、自分の好きなようにStockに情報を書き込んでしまったらどうなるでしょうか。
すでに書き込まれている大切な情報を、整理されていない情報が覆い隠してしまい、簡単に見つけることができなくなってしまうのです。このような事態を招かないためにも利用をはじめる前に、ある程度の入力ルールを決めておくか、Stockへの書き込みをチェックする人か、専任の入力者をチーム内で決めておくのが良い解決策かもしれません。
Stockの惜しいところ② iPad版アプリがない
iPhoneやAndroidスマートフォン版のStockはありますが、iPad用のタブレット版はリリースされていません。一部の企業ではすでにペーパーレス化の流れで、タブレットを会議などに導入しています。
スマートフォンの小さな画面で会議中にメモを取ったりするよりは、タブレット版があれば大きな画面で手早くメモを取ったり、写真で大事な決定事項などをアップして、情報共有するまでにかかる時間を削減することができます。
タブレットの機動性を活かしたStockアプリのリリースに期待しましょう。
Stockの無償版と有償版の違い
Stockは利用するユーザ数が無制限で、ストレージ容量や管理できるノート数の制限がある無償プランと、不要になったノートを間違えて削除してしまっても、いったんゴミ箱に移動する誤削除防止機能や、プロジェクトが終わったノートをアーカイブしておける機能など、便利な機能が提供される有償プランが用意されています。
無償と有償プランの大きな違いは、参画できるメンバー数とストレージ容量で、無償プランはメンバー数が無制限ですが、ストレージ容量は1GBまでとなっています。
有償プランについては、5人以下の利用であればストレージ容量30GBのエントリープラン、10人以下なら80GBのスモールプラン、20人以下なら150GBのミドルプラン、30人以下であれば250GBのラージプランが用意されていて、管理するプロジェクトの規模に合わせてプランを選ぶことで経費を削減することができます。
プロジェクトを管理するのに、経費があまりかからないのであれば会社にとっては一石二鳥といえるでしょう。
Stockの利用に適している人
Stockの名前の由来はいろいろな情報を“ストックできる”からきています。だからどんな些細な情報でもすべてストックしておこうという発想ができる人が一番向いているツールです。
ストックする前に情報を取捨選択してしまうと、本当に必要な情報を掴むことができなくなってしまいます。だから必要と感じたすべての情報はノートにストックして、後から取捨選択できる人ならStockを使いこなすことができるでしょう。
そして常にタスクを管理しやすい方法を改善提案できる人なら、Stockが持つ自由度の高さをさらに引き上げ、誰もが使いやすいと感じるツールに成長させることができます。このように渡された管理ツールを使いやすくする事ができる人にこそ、Stockは使ってもらいたいタスク管理ツールです。
